Možnosti tvorby archívneho PDF (PDF/A resp. PDF/A-1a)

Žijeme v období, v ktorom sa čoraz častejšie začíname stretávať s pojmom „archívne PDF“ – jedná sa špeciálny typ PDF súboru, ktorý je určený na archiváciu elektronických dokumentov a ktorý sa zvykne označovať aj ako PDF/A. Naša legislatíva si krok za krokom začína vynucovať používanie PDF/A, zatiaľ pre komunikáciu s úzkou skupinou inštitúcií,  pričom je reálny predpoklad, že potreba používania a s tým súvisiacej tvorby PDF/A súborov bude dynamicky narastať.
Samotný formát PDF/A má predpísané dve základné formy  - PDF/A-1b (basic) a PDF/A-1a (accessible), pričom v tomto texte sa ďalej budeme zaoberať formátom PDF/A-1a, z ktorého ide vo finále vyťažiť viac informácií, súčasne je však ťažšie vytvoriteľný. Nižšie si preberieme jeho tvorbou v dvoch modelových prípadoch – z klasického papierového dokumentu a z už jestvujúceho elektronického dokumentu (naskenované/odfotené papierové dokumenty  vo formáte jpeg, tiff, bmp ap. prípadne štandardné PDF súbory).
V klasickom kancelárskom prostredí, kde sa bežne vyskytujú počítače, multifunkčné zariadenia, prípadne skenery existuje viacero spôsobov, ako sa dopracovať k súboru vo formáte PDF/A – líšia sa od seba obstarávacou cenou, funkcionalitou a komfortnosťou používania.
 

 

1. Webové služby

Tvorba PDF/A súboru pomocou webovej služby nahraním elektronického dokumentu do špecializovanej internetovej služby, ktorá ako výsledok vráti súbor vo formáte PDF/A.
Predpoklady:

• Funkčný počítač/notebook + funkčné internetové pripojenie
• Elektronické dokumenty

Výhody:

• Prakticky nulová obstarávacia cena, žiadne inštalácie softvéru
• Obvykle platba podľa počtu skonvertovaných strán

Nevýhody:

• Možné bezpečnostné riziká spojené s „cestovaním“ dokumentov po internete
• Potreba znalosti práce s aplikáciou
• Potreba samostatnej manipulácie s každým jedným súborom
• Možné problémy pri konverzii väčších súborov vzhľadom na limity internetového pripojenia resp. samotnej webovej služby

 

2. Základné lokálne softvérové riešenie

Tvorba PDF/A pomocou zakúpeného konverzného softvéru inštalovaného v počítači.
Predpoklady:

• Funkčný počítač/notebook
• Elektronické dokumenty

Výhody:

• Obstarávacia cena na úrovni cca 200€
• Licenčne neobmedzený počet skonvertovaných strán

Nevýhody:

• Inštalácia pre jedného užívateľa na jednom počítači
• Potreba znalosti práce so softvérom a samostatnej manipulácie s každým jedným súborom

 

3. Komfortnejšie lokálne/sieťové softvérové riešenie

Tvorba PDF/A pomocou zakúpeného konverzného softvéru inštalovaného v počítači.
Predpoklady:

• Funkčný počítač/notebook
• Elektronické dokumenty

Výhody:

• Automatizované riešenie pre prácu so súbormi
• Nie je potrebná znalosť práce so softvérom
• Možnosť hromadnej konverzie súborov
• Možnosť využívania služby viacerými užívateľmi

Nevýhody:

• Obstarávacia cena od cca 350€
• Licenčne obmedzený počet skonvertovaných strán (podľa typu licencie od 25.000 strán na kalendárny rok)

 

4. Rýdzo hardvérové lokálne/sieťové riešenie

Tvorba PDF/A pomocou vhodného multifunkčného zariadenia (skener, tlačiareň, kopírka) vyššej triedy schopného samostatnej konverzie bez potreby ďalšieho softvérového spracovania.
Predpoklady:

• Dokumenty v papierovej/listinnej podobe

Výhody:

• Licenčne neobmedzený počet skonvertovaných strán
• Nie je potrebná znalosť práce so softvérom
• Možnosť využívania služby viacerými užívateľmi

Nevýhody:

• Vyššia obstarávacia cena zodpovedajúceho multifunkčného zariadenia
• Vysoko nepraktická možnosť konverzie elektronických dokumentov iba ich vytlačením a následným opätovným skenovaním

 

5. Komfortné hardvérovo-softvérové lokálne/sieťové riešenie

Tvorba PDF/A pomocou zakúpeného vhodného multifunkčného zariadenia (skener, tlačiareň, kopírka) a konverzného softvéru inštalovaného v počítači – prakticky sa jedná sa o kombináciu riešenia č.3 s použitím multifunkčného zariadenia umožňujúceho jeho priamu komunikáciu s konverzným softvérom inštalovaným v počítači.
Predpoklady:

• Funkčný počítač/notebook
• Elektronické dokumenty
• Dokumenty v papierovej/listinnej podobe
• Sieťové prepojenie multifunkčného zariadenia s počítačom

Výhody:

• Automatizované riešenie pre prácu so súbormi a rovnako tak aj pre prácu s papierovými dokumentmi
• Nie je potrebná znalosť práce so softvérom
• Možnosť hromadnej konverzie súborov
• Možnosť využívania služby viacerými užívateľmi

Nevýhody:

• Obstarávacia cena od cca 350€ (softvér) + vhodné multifunkčné zariadenie s licenciou na priamu komunikáciu s konverzným softvérom
• Licenčne obmedzený počet skonvertovaných strán (podľa typu licencie od 25.000 strán na kalendárny rok)

 
 
Resumé:
Pri voľbe vhodného riešenia je potrebné ujasniť si predovšetkým frekvenciu a objem požadovaných konverzií nielen pre súčasné potreby, ale obzvlášť s výhľadom do budúcnosti.
Zjednodušene sa dá povedať, že riešenia 1 a 2 sú vhodne pri subjekty s minimálnym počtom zamestnancov a s vyslovene občasnou potrebou konverzie, prípadne pre subjekty, ktoré nemajú v úmysle momentálne investovať do plnohodnotného riešenia.
Riešenia 3 a 5 sú vhodné do prostredí s väčšou resp. pravidelnou potrebou konverzií, rovnako tak do prostredí s väčším počtom zamestnancov.
Riešenie 4 je vhodné iba pre subjekty, ktoré chcú najjednoduchším spôsobom (skenovaním) vytvárať súbory PDF/A z listinnej/papierovej predlohy bez akejkoľvek spolupráce so súvisiacimi aplikáciami v počítači.
Keďže možností, ako vytvárať súbory formátu PDF/A je mnoho a do úvahy navyše pripadajú aj ich vzájomné kombinácie, orientácia v celej problematike nie je jednoduchá. V prípade akýchkoľvek ďalších otázok a upresnení, respektíve potreby konkrétnych cenových ponúk, kontaktujte nás, prosím, na emailovej adrese pdfa@ikaro.sk prípadne na našich telefónnych číslach. Ceny uvedené v dokumente sú orientačné a sú kalkulované bez DPH.